Na temelju čl. 3. st. 1. Opće uredbe o zaštiti podataka (EU) 2016/679) društvo LINGUA d.o.o. Osijek, I. Gundulića 5/III, OIB: 75721684075 dana 21. svibnja 2018.g. donosi

PRAVILNIK

O ZAŠTITI OSOBNIH PODATAKA

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

1) U postupku obrade osobnih podataka i zaštite pojedinaca u pogledu obrade osobnih podataka društvo LINGUA d.o.o. (u daljnjem tekstu: Društvo) obveznik je primjene Opće uredbe o zaštiti podataka (EU) 2016/679 (dalje u tekstu: Opća uredba).

Članak 2.

1) Sukladno čl. 4. toč. 7. Opće uredbe Društvo je voditelj obrade osobnih podataka koji određuje svrhu i sredstva obrade osobnih podataka u skladu s nacionalnim zakonodavstvom i/ili pravom EU.

2) U posebnim slučajevima Društvo se izvršavajući obveze iz Kolektivnog ugovora ili drugih ugovora može naći i u ulozi izvršitelja obrade.

Članak 3.

1) U skladu sa Općom uredbom pojedini izrazi u ovom Pravilniku imaju sljedeće značenje:

- „osobni podatak“ označava sve podatke koji se odnose na pojedinca čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi („ispitanik”); pojedinac čiji se identitet može utvrditi jest osoba koja se može identificirati izravno ili neizravno, osobito uz pomoć identifikatora kao što su ime, identifikacijski broj, podaci o lokaciji, mrežni identifikator ili uz pomoć jednog ili više čimbenika svojstvenih za fizički, fiziološki, genetski, mentalni, ekonomski, kulturni ili socijalni identitet tog pojedinca,

- „obrada” znači svaki postupak ili skup postupaka koji se obavljaju na osobnim podacima ili na skupovima osobnih podataka, bilo automatiziranim bilo neautomatiziranim sredstvima kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje,

- „sustav pohrane” znači svaki strukturirani skup osobnih podataka dostupnih prema posebnim kriterijima, bilo da su centralizirani, decentralizirani ili raspršeni na funkcionalnoj ili zemljopisnoj osnovi,

- „voditelj obrade” znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje samo ili zajedno s drugima određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka; kada su svrhe i sredstva takve obrade utvrđeni pravom Unije ili pravom države članice, voditelj obrade ili posebni kriteriji za njegovo imenovanje mogu se predvidjeti pravom Unije ili pravom države članice,

- „izvršitelj obrade” znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje obrađuje osobne podatke u ime voditelja obrade,

- „primatelj” znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo kojem se otkrivaju osobni podaci, neovisno o tome je li on treća strana,

- „treća strana” znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje nije ispitanik, voditelj obrade, izvršitelj obrade ni osobe koje su ovlaštene za obradu osobnih podataka pod izravnom nadležnošću voditelja obrade ili izvršitelja obrade,

- „privola ispitanika“ znači svako dobrovoljno, posebno, informirano i nedvosmisleno izražavanje želja ispitanika kojim on izjavom ili jasnom potvrdnom radnjom daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose,

- „povreda osobnih podataka” znači kršenje sigurnosti koje dovodi do slučajnog ili nezakonitog uništenja, gubitka, izmjene, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa osobnim podacima koji su preneseni, pohranjeni ili na drugi način obrađivani,

- „pseudonimizacija” znači obrada osobnih podataka na način da se osobni podaci više ne mogu pripisati određenom ispitaniku bez uporabe dodatnih informacija, pod uvjetom da se takve dodatne informacije drže odvojeno te da podliježu tehničkim i organizacijskim mjerama kako bi se osiguralo da se osobni podaci ne mogu pripisati pojedincu čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi.

Članak 4.

1) Osobne podatke fizičkih osoba Društvo obrađuje zakonito, pošteno i transparentno. Obrađuju se samo primjereni i relevantni osobni podaci i to isključivo u posebne, izričite i zakonite svrhe za koje su i prikupljeni te se dalje ne obrađuju na način koji nije u skladu s tim svrhama.

2) Osobni podaci koje Društvo obrađuje su točni te se po potrebi ažuriraju. Osobni podaci koji nisu točni bez odlaganja se brišu ili ispravljaju.

3) Društvo osobne podatke obrađuje isključivo na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih i organizacijskih mjera.

4) Društvo osobne podatke čuva samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju. Iznimno, osobni podaci mogu se pohraniti i na dulja razdoblja, ali samo ako će se isti obrađivati isključivo u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe.

II. OBRADA OSOBNIH PODATAKA

Članak 5.

1) Društvo osobne podatke obrađuje samo i u onoj mjeri ako je ispunjen jedan od sljedećih uvjeta:

− da je ispitanik dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha,

− da je obrada nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka,

− da je obrada nužna radi poštovanja pravnih obveza Društva,

− da je obrada nužna kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe,

− da je obrada nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju javnih ovlasti Društva,

− da je obrada nužna za potrebe legitimnih interesa Društva ili treće strane, osim u slučaju kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je ispitanik dijete.

Članak 6.

1) Kategorije osobnih podataka ispitanika koje se prikupljaju i obrađuju su kako slijedi:

1. Osobni identifikatori

2. Lokacijski i kontakt podaci

3. Broj tekućeg računa, financijska institucija kod koje se vodi i posebne okolnosti ovrhe ili ustege na računu

4. Podaci o obitelji i uzdržavanim osobama

5. Podaci o radnom vijeku i rezultatima

6. Podaci o obrazovanju i vještinama

2) Posebne kategorije osobnih podataka ispitanika koje se obrađuju su kako slijedi:

1. Podaci o zdravlju

2. Biometrijski podaci

3. Članstvo u sindikatu

3) Biometrijski podaci se obrađuju samo u svrhu zaštite objekata koji su pod upravljanjem Društva i samo u okolnostima kada je takva obrada osobnih podataka nužna radi otkrivanja osoba koje su prouzročile štetu ili ugrozile imovinu ili zdravlje ljudi.

4) Članstvo u sindikatu kao osobni podatak se obrađuje samo u svrhu izvršenja obveza koje je Društvo preuzelo Kolektivnim ugovorom i drugim sporazumima sa sindikatima.

Članak 7.

U Društvu prikupljaju se i sljedeći osobni podaci:

- osobni podaci zaposlenika Društva,

- osobni podaci o vanjskim suradnicima,

- osobni podaci o kandidatima koji sudjeluju u natječajnom postupku za zasnivanje radnog odnosa,

- osobni podaci za potrebe sigurnosti i tehničke zaštite,

- osobni podaci poslovnih partnera iz ugovora o zakupu poslovnih prostora.

Članak 8.

1) Pravo pristupa osobnim podacima koji se prikupljaju i obrađuju imaju samo za to ovlaštene osobe.

2) Osobe ovlaštene za prikupljanje i obradu osobnih podatka su direktor te osobe koje on odredi internom odlukom u pisanom obliku.

3) Osobe koje mogu biti ovlaštene za prikupljanje i obradu osobnih podataka su osobe koje prema opisu radnog mjesta moraju imati pristup tim podacima kako bi izvršili svoj radni zadatak, pri čemu se osobni podaci moraju koristiti u skladu sa svrhom za koju su prikupljeni.

4) Zabranjeno je učiniti osobni podatak ispitanika dostupnim neovlaštenoj osobi ili koristiti osobni podatak ispitanika na način koji nije u vezi sa radnim procesom odnosno, koji nije u skladu sa svrhom za koju je prikupljen. Osobne podatke koje Društvo prikuplja ili obrađuje osobe zadužene za obradu osobnih podataka mogu otkriti ili učiniti dostupnima drugim zaposlenicima Društva kojima je osobni podatak nužan za njihov radni proces koji je u skladu sa svrhom za koju je osobni podatak i prikupljen.

5) Osobe zadužene za obradu osobnih podataka odgovorne su za zaštitu osobnih podataka od slučajnog gubitka ili uništenja, od nedopuštenog pristupa ili nedopuštene promjene, nedopuštenog objavljivanja i svake druge zlouporabe.

Članak 9.

1) Kod prikupljanja osobnih podataka od ispitanika zaposlenici Društva dužni su ispitaniku dati sljedeće informacije:

- osnovne podatke o Društvu i kontaktne podatke Društva,

- svrhu obrade radi kojih se upotrebljavaju osobni podaci kao i pravnu osnovu za obradu,

- informaciju o legitimnim interesima Društva, ako se obrada temelji na legitimnim interesima Društva,

- informaciju o primateljima ili kategorijama primatelja osobnih podataka, ako ih ima,

- razdoblje u kojem će osobni podaci biti pohranjeni ili, ako to nije moguće, kriterije kojima se utvrdilo to razdoblje,

- postojanje prava da se od voditelja obrade zatraži pristup osobnim podacima i ispravak ili brisanje osobnih podataka ili ograničavanje obrade koji se odnose na ispitanika ili prava na ulaganje prigovora na obradu takvih te prava na prenosivost podataka,

- ako se obrada temelji na privoli, postojanje prava da se u bilo kojem trenutku povuče privola, kao i da to ne utječe na zakonitost obrade koja se temeljila na privoli prije nego što je ona povučena,

- postojanje prava na podnošenje prigovora,

- informaciju o tome je li pružanje osobnih podataka zakonska ili ugovorna obveza ili uvjet nužan za sklapanje ugovora te ima li ispitanik obvezu pružanja osobnih podataka i koje su moguće posljedice ako se takvi podaci ne pruže.

Ova informacija se daje u pisanom obliku, uz obvezan potpis ispitanika kojim potvrđuje da je informaciju primio i razumio.

2) Ako osobni podaci nisu prikupljeni od ispitanika, zaposlenici društva koji prikupljaju osobne podatke dužni su u razumnom roku ispitanika informirati sukladno stavku 1. ovog Pravilnika, uz dodatno navođenje izvora osobnih podataka o ispitaniku.

Članak 10.

1) Privola kojom ispitanik Društvu daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose jest dobrovoljna, u pisanom obliku s lako razumljivim, jasnim i jednostavnim jezikom, jasno naznačenom svrhom za koju se daje i bez nepoštenih uvjeta.

2) Za sve radne procese u kojima se osobni podaci prikupljaju i/ili obrađuju temeljem privole ispitanika, privola se mora ishoditi prije prikupljanja novih, odnosno obrade već prikupljanih podataka.

3) Društvo će izraditi i primjenjivati tekst privole po uzoru na obrazac iz priloga 1 ovog Pravilnika.

III. PRAVA ISPITANIKA

Članak 11.

1) U slučaju da ispitanik, osobno ili putem punomoćnika ili zakonskog zastupnika, postavi upit o obradi njegovih osobnih podataka, Društvo će odmah, a najkasnije u roku od mjesec dana dostaviti pisani odgovor u kojem će:

- informirati ispitanika o svrsi obrade njegovih osobnih podataka, kategorijama osobnih podataka koji se obrađuju, o primateljima ili kategorijama primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni, predviđenom razdoblju u kojem će osobni podaci biti pohranjeni te u slučaju kada se osobni podaci ne prikupljaju od ispitanika o njihovu izvoru,

- dostaviti ispitaniku ispis osobnih podataka sadržanih u sustavu pohrane koji se na njega odnose,

- ispraviti netočne podatke ili podatke dopuniti,

- provesti brisanje osobnih podataka koji se na ispitanika odnose pod uvjetom da osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni ili ako ispitanik povuče privolu na kojoj se obrada temelji.

2) Rok iz st. 1. ovog članka može se prema potrebi produljiti za dodatna dva mjeseca, uzimajući u obzir složenost i broj zahtjeva. Društvo obavješćuje ispitanika o svakom takvom produljenju u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva i to zajedno s razlozima odgađanja.

3) Ako je zahtjev ispitanika podnesen elektroničkim putem, Društvo informaciju pruža elektroničkim putem ako je to moguće, osim ako ispitanik zatraži drugačije.

4) O razlozima odbijanja zahtjeva ispitanika iz st. 1. ovog članka Društvo će bez odgađanja, a najkasnije jedan mjesec od primitka zahtjeva, izvijestiti ispitanika o razlozima odbijanja zahtjeva.

5) Društvo informacije iz ovog članka pruža bez naknade. Iznimno, ako su zahtjevi ispitanika očito neutemeljeni ili pretjerani Društvo će naplatiti razumnu naknadu uzimajući u obzir administrativne troškove pružanja informacija ili obavijesti.

6) Odgovor ispitaniku će izraditi ovlaštena osoba za zaštitu osobnih podataka, pri čemu su u izradi odgovora dužni sudjelovati zaposlenici društva koji su ovlaštene osobe za prikupljanje i obradu osobnih podataka konkretnog ispitanika.

Članak 12.

1) Za sve aktivnosti obrade osobnih podataka Društvo vodi evidenciju aktivnosti obrade koja se nalazi u prilogu 2 ovog Pravilnika i smatra se njegovim sastavnim dijelom.

2) Evidencija aktivnosti obrade sadrži najmanje sljedeće podatke:

- tvrtku i kontaktne podatke Društva, osobu koja je zadužena za obradu i zaštitu podataka,

- svrhu obrade,

- opis kategorija ispitanika i kategorija osobnih podataka,

- kategorije primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni,

- predviđene rokove za brisanje različitih kategorija podataka,

- opći opis tehničkih i organizacijskih sigurnosnih mjera za zaštitu podataka

IV. MJERE ZA ZAŠTITU OSOBNIH PODATAKA

Članak 13.

1) Da bi se izbjegao neovlašteni pristup osobnim podacima, podaci u pisanom obliku čuvaju se u registratorima, u zaključanim ormarima, a podaci u računalu zaštićuju se dodjeljivanjem korisničkog imena i lozinke koja je poznata samo zaposlenicima zaduženim za obradu podataka, te se radi daljnje sigurnosti i tajnosti pohranjuju na prenosive memorije.

V. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 14.

1) Ovaj Pravilnik stupa na snagu s danom 21. svibnja 2018.g.

U Osijeku 21. svibnja 2018.g.